INTRODUCCIÓN

La protección de datos personales es un derecho fundamental (también conocido como habeas data), que reconoce a todas las personas la posibilidad de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En ese sentido, KRAVATA S.A.S (en adelante “KRAVATA” o la “Compañía”), identificada con el NIT 901.595.603-2 y domiciliada en la Carrera 15 # 73-32 (Oficina 307) de la ciudad de Bogotá, manifiesta su compromiso con la protección de los datos personales respecto de los que vaya a realizar algún tratamiento. Así, la presente política para el tratamiento de datos personales describe: (i) las finalidades para las que la Compañía utilizará los datos, (ii) el tratamiento que realizará sobre ellos, (iii) los derechos de los titulares de los datos y (iv) el procedimiento para hacerlos efectivos, entre otros.

DEFINICIÓN

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones. 

Autorización – Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Consulta – Solicitud del titular del dato (registro) o las personas autorizadas por éste para conocer la información que reposa sobre ellas en bases de datos o archivos.

Base de Datos – Conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento. 

Dato personal – Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público – Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

Dato privado – Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Datos sensibles – Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento – Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

PTEE – Programa de Transparencia y ética empresarial.

Responsable del Tratamiento – Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

SAGRILAFT – Es el sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

Portales de Intercambio de Activos virtuales – Hace referencia a aquellas páginas web o de e-commerce destinadas a la comercialización, intermediación, compra y/o venta de Criptoactivos que utilicen o tengan integrada la Plataforma de KRAVATA.

Titular del dato – Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento – Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de estos. 

Transmisión – Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Transferencia – Envío de datos personales que realiza el responsable o el Encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).

Usuarios – Hace referencia a cualquier persona natural o jurídica que utilice el Portal de Intercambio de Activos Virtuales y que, en el marco de la relación con dicha entidad, utilice la Plataforma de KRAVATA para depositar recursos (on-ramp) o retirar recursos (off-ramp) del Portal de Intercambio de Activos Virtuales en pesos colombianos.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Las finalidades para las que KRAVATA adelantará un tratamiento de datos personales dependerá del vínculo que tenga con la contraparte y, siempre que lleve a cabo dicho tratamiento, deberá mediar una autorización en la que consten de manera expresa las finalidades.

Finalidad del tratamiento para empleados y contratistas  

KRAVATA tratará los datos personales de sus empleados o contratistas para los siguientes fines.

(i) Formación de personal.

(ii) Gestión de prestaciones sociales.

(iii) Prevención de riesgos laborales.

(iv) Control de horario.

(v) Gestión de nómina.

(vi) Gestión de personal.

(vii) Promoción y selección de personal.

(viii) Gestión de actividades culturales.

(ix) Capacitación.

(x) Gestión fiscal.

(xi) Mantener una base de datos de las relaciones laborales y condiciones de trabajo.

(xii) Campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.

(xiii) Registro de Asistencia a eventos o recepciones sociales y/o administrativos.

(xiv) Adelantar un proceso de debido conocimiento de la contraparte y gestionar riesgos dentro del marco del SAGRILAFT y PTEE. 

(xv) Gestión económica y contable. 

(xvi) Contactar para actividades promocionales (i.e., invitaciones a eventos corporativos o envío de regalos corporativos). 

(xvii) Medir desempeño laboral. 

(xviii) Evaluar el cumplimiento del contrato. 

(xix) Crear métricas para mejorar el desempeño de la compañía.

(xx) Dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y/o felicitaciones presentadas a la Sociedad.

(xxi) Registro de entrada y salida de documentos.

(xxii) Custodia y gestión de información y bases de datos.

(xxiii) Envío de comunicaciones.

Finalidad del tratamiento para usuarios y clientes 

KRAVATA tratará los datos personales de sus clientes y los usuarios de las plataformas de activos virtuales para las siguientes finalidades.

(i) Adelantar un proceso de debido conocimiento de la contraparte y gestionar riesgos dentro del marco del SAGRILAFT y PTEE. 

(ii) Perfilarlos y adelantar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio.

(iii) Dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y/o felicitaciones presentadas a la Sociedad.

(iv) Campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.

(v) Contactar para actividades promocionales (i.e., invitaciones a eventos corporativos o envío de regalos corporativos). 

(vi) Fidelización de usuarios.

(vii) Gestión de estadísticas internas.

(viii) Registro de entrada y salida de documentos.

(ix) Registro de Asistencia a eventos o recepciones sociales y/o administrativos.

(x) Gestión de facturación.

(xi) Gestión económica y contable.

(xii) Marketing.

(xiii) Encuestas de opinión.

(xiv) Prospección comercial.

(xvi) Custodia y gestión de información y bases de datos.

(xvii) Envío de comunicaciones.

DERECHO DE LOS TITULARES

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de KRAVATA. 

1. Derecho de acceso. Podrán acceder a los datos personales que estén bajo el control de KRAVATA, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la Política de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
2. Derecho de actualización, rectificación y supresión. Podrán solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.
3. Derecho a solicitar prueba de la autorización. 
4. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
5. Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos, tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

A continuación, se detallan los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización. Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas. 

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición KRAVATA.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 
4. Por estipulación a favor de otro o para otro. 
5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. 

Consultas 

Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en KRAVATA se canalizarán a través de cualquiera de los canales que tiene KRAVATA para ello.

En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente. 

• Fecha de recibo de la consulta 
• Identidad del solicitante 

Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos. 

La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de la consulta. 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por la presunta violación de cualquiera de los derechos de los titulares de los Datos, los cuales están contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta Política.

El reclamo debe presentarse mediante solicitud escrita dirigida a KRAVATA y contener la siguiente información.

1. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada.
2. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
3. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
4. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual, en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

KRAVATA asumirá la función de protección de datos personales y dará trámite a las solicitudes de los titulares. Para ejercer sus derechos a la protección de datos personales, sus titulares pueden contactar al departamento de cumplimiento a través del correo electrónico esteban@kravata.co o llamando al número 3002155942.