La protección de Datos personales es un derecho fundamental (también conocido como habeas data), que reconoce a todas las personas la posibilidad de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de Datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
En ese sentido, KRAVATA S.A.S (en adelante “KRAVATA” o la “Compañía”),identificada con el N.I.T 901.595.603-2 y domiciliada en la Carrera 15 No. 73-32(Oficina 307) de la ciudad de Bogotá, manifiesta su compromiso con la protección de los Datos personales respecto de los que vaya a realizar algún Tratamiento. Así, la presente política para el Tratamiento de Datos personales describe: las finalidades para las que la Compañía utilizará los Datos, el Tratamiento que realizará sobre ellos, los derechos de los Titulares de los Datos y el procedimiento para hacerlos efectivos, entre otros.
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos personales.
Base de Datos: conjunto organizado de Datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Consulta: solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por KRAVATA para conocer la información que reposa sobre el Titular en bases de Datos o archivos.
Dato personal: cualquier pieza de información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: es el Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Dato público: es el Dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los Datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los Datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los Datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los Datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
PTEE: Programa de Transparencia y Ética Empresarial.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o Tratamiento de los Datos.
SAGRILAFT: sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
Titular de los Datos: persona natural cuyos Datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: se presenta cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos personales que implica el envío de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, consulta en bases de Datos, circulación, verificación, uso y supresión, al igual que para contactarlo por correo electrónico, otros medios digitales y por teléfono.
Las finalidades para las que KRAVATA adelantará un Tratamiento de Datos personales dependerá del vínculo que tenga con la contraparte y, siempre que lleve a cabo dicho Tratamiento, deberá mediar una autorización o contrato de transmisión o transferencia en la que consten de manera expresa las finalidades.
KRAVATA tratará los Datos personales de sus empleados, contratistas y Usuarios de los Contratistas, para los siguientes fines.
KRAVATA tratará los Datos personales de sus clientes y proveedores para las siguientes finalidades.
KRAVATA tratará los Datos personales de los usuarios de sus clientes, para las siguientes finalidades
Los Datos recolectados por KRAVATA incluyen, pero no se limitan, a los siguientes:
Eventualmente, KRAVATA, como responsable del Tratamiento de los Datos entregados por sus Titulares, podrá realizar transferencia o transmisión nacional o internacional de dichos Datos, en desarrollo de las finalidades descritas en la presente Política.
En dichos casos, KRAVATA adoptará las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a los Datos personales de los Titulares de los cuales KRAVATA funge como Responsable cumplan con la presente Política y con los principios de protección de Datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.Para ello, KRAVATA establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato deTransmisión o Transferencia de Datos personales, según sea el caso, con dichas personas.
Los Titulares de Datos personales, por sí o por intermedio de sus representantes y/o apoderados o sus causahabientes, podrán ejercer los siguientes derechos respecto de los Datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de KRAVATA.
Derecho de acceso. Podrán acceder a los Datos personales que estén bajo el control de KRAVATA, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la Política de Tratamiento de Datos que motiven nuevas consultas.
Derecho de actualización, rectificación y supresión. Podrán solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los Datos personales objeto de Tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del Tratamiento.
Derecho a solicitar prueba de la autorización. Podrán solicitar la prueba documental de la autorización que han otorgado para el Tratamiento de sus Datos personales.
Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Podrán presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones que contraríen esta Política de Tratamiento de Datos y/o lo dispuesto en la normatividad vigente sobre Tratamiento de Datos personales.
Derecho a solicitar al Responsable de los Datos personales información sobre el uso que este le ha dado a sus Datos. El Responsable, previa solicitud del Titular, deberá informarle el uso que le ha dado a los Datos personales del mismo.
Derecho a revocar la autorización de Tratamiento y/o a solicitar la supresión de los Datos. Podrán solicitar la revocatoria de la autorización de Tratamiento o solicitar la supresión de los Datos cuando el Tratamiento del Encargado oResponsable no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales
Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos, tanto el Titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al Titular.
Personas autorizadas para ejercer los derechos
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas.
Procedimiento para consultas
Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos personales que reposen en KRAVATA se canalizarán a través de los canales que tiene la Compañía para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:
Fecha de recibo de la consulta
Identidad del solicitante
Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los Datos personales requeridos.
La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de la consulta.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento para Reclamos
Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir Datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta Política.
El reclamo debe presentarse mediante solicitud escrita dirigida a KRAVATA y contener la siguiente información.
Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada.
Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual, en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
KRAVATA no recolectará ni dará Tratamiento directo, ni por intermedio de apoderados, a ningún tipo de Datos, personales y/o sensibles, de niños, niñas y/o adolescentes.
KRAVATA asumirá la función de protección de Datos personales y dará trámite a las solicitudes de los titulares. Para ejercer sus derechos a la protección de Datos personales, sus titulares pueden contactar al departamento de cumplimiento a través del correo electrónico [email protected] o llamando, en caso de urgencia, al número 3002155942.
La vigencia de la base de Datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento de Datos. Una vez se cumplan esas finalidades y, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, los Datos personales serán eliminados de dichas bases de Datos.
La legislación nacional vigente en materia de protección de Datos Personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008 y las normas que lo modifiquen, complementen o subroguen.
